Mariage – Choisir le lieu de réception / Choosing your venue

Ca y est, on est mariés, on a fait nos photos de couple… Avant de passer au récit du cocktail, je me suis dit qu’il était important de vous parler d’abord du choix de notre lieu de réception. Car ce ne fut pas de la tarte !

That’s it, we’re married, we had our photos taken… Before I tell you all about the cocktail reception, I thought it was important to first talk about how we chose our venue. Because it wasn’t easy peasy!

Petit retour dans le temps. En juillet 2015, on décide qu’on va se marier un jour. En avril 2016, on décide de la date (cliquez si vous avez oublié / si vous n’avez jamais lu comment on a choisi notre date !). A ce moment-là, on vivait à Londres, et on avait juste calé la date pour nous et nos proches, mais on n’avait strictement rien commencé à préparer. Ma maman est venue nous rendre visite à Londres toute fin mai 2016, et on a regardé quelques lieux comme ça, histoire de débuter les recherches et de voir ce qui était sur le marché !

Comment on s’y prend pour chercher un lieu de mariage ? Attention les cocos, je vous explique comment on a fait !

Quick flashback. In July 2015, we decided we’d get married one day. In April 2016, we chose our date (click if you forgot / never read how we chose our date!). At that time, we were living in London, so we had just saved the date for us and for our close friends and relatives, but we hadn’t started anything. My mum came to visit us in London at the very end of May 2016, and we looked at a few venues, just for a start and see what was offered!

So, how do you look for a wedding venue? Get ready babes, I’m explaining how we did it!

PARTIE 1 : Préparer ses recherches
PART 1: Preparing your searches

1.  La liste
Déjà, impératif : avoir déjà une idée du nombre d’invité-es. Vos recherches ne vont pas aboutir à la même chose si vous invitez 30, 70 ou 150 personnes. On a donc commencé par là. Attention : voyez un peu plus large que prévu… On oublie toujours quelqu’un (oups), ou bien quelqu’un dont on était pas trop sûr-es peut finalement se rajouter, ou quelqu’un pas en couple à l’époque de la liste va ramener un +1 (le cauchemar des +1…), ou bien encore, vous pouvez rencontrer des gens après la réservation de la salle et l’envoi des invitations et vous lier tellement d’amitié avec eux/elles que vous ne vous voyez pas vous marier sans eux/elles !!! (Ceci est du vécu, énormes câlins et bisous à mes Tipperary Power Girls si vous lisez ces mots !) 
D’un autre côté, vous aurez aussi un certain pourcentage de pertes sur votre liste ! Hé oui, désolée de vous apprendre que c’est assez peu probable que 100% de votre liste sera présent.
On avait environ 140 personnes sur notre première liste, et elle n’a pas trop bougé au final.

1. The list
First of all, you have to have an idea of the number of your guests. Your searches won’t be the same if you are inviting 30, 70 or 150 people… We thus started there. Be careful: plan some extra seats. You will probably forget someone (oops), or someone you were not too sure about will be added, or someone single at the time will bring a +1 (the +1 nightmare…), OR you can also meet people after you booked your venue and sent your invites, but become so close friends that you can’t even imagine getting married without them (True story, huge hugs and kisses to my Tipperary Power Girls if you read those words!!)
On the other side, you’ll also have a small percentage of losses on your list! Yes, sorry to tell you that it’s pretty unlikely that 100% of your list will be there.
We had about 140 guests for the dinner on our first list, and it didn’t change much in the end.

2. L’emplacement
Une fois qu’on a établi un chiffre approximatif, on réfléchit à l’emplacement : combien de kilomètres vous et vos invités-es serez-vous prêt-es à parcourir le jour J pour atteindre le lieu de réception ? C’est important !
On ne voulait pas que ce soit trop loin : grand maximum 30 minutes en voiture de la mairie nous paraissait raisonnable.

2. The location
Once we agreed on an approximate number, we thought about the location: how many kilometers you and your guests will be ready to travel on the D day to reach your venue? It’s important!
We didn’t want the venue to be too far: 30 minute-drive tops from the city hall seemed reasonable to us.

3. Le type de lieu
Ensuite, on se demande : quel type de lieu on veut ? Une salle des fêtes ? Un moulin ? Un jardin ? Un château ? Une cave ? Un bateau ? (TOUT est possible) Je vous raconte notre choix plus bas !

3. The type of venue
Then, you have to ask yourselves: what kind of venue do we want? A public hall? A mill? A garden? A castle? A cellar? A boat? (EVERYTHING is possible) I’m telling you our choice below!

4. Les prestataires
Autre question importante : est-ce que le lieu travaille déjà avec des prestataires imposés ? Si oui, est-ce que ça vous dérange ou vous arrange ? Qui sont ces prestataires ? Vérifiez bien que si le traiteur est imposé, il vous convienne !
Je ferai un article « prestataires » un de ces mois, mais juste pour préciser maintenant : nous par exemple, on avait déjà notre traiteur (c’est le métier de ma mamounette !), donc il était absolument impératif qu’il n’y en ait pas d’imposé. Ca a directement enlevé un certain nombre de lieux !

4. The service providers
Another important question: does the venue already work with providers? If it does, does it bother you or does it make things easier? Who are those providers? Check that if you have no choice for the caterer, they suit you! 
I will write a whole article about who we worked with, but just to precise it now: as far as we were concerned, we already had our caterer (it’s my mummy’s job!), so it was an absolute priority that we could choose our own. It directly took a good bit of venues off the list! 

5. Les prestations incluses
Dans le même esprit que les prestataires : qu’est-ce que le lieu inclut dans son prix total ? Si vous vous mariez en weekend : les propriétaires vous laissent-ils l’accès juste le samedi, ou bien la possibilité de venir dès le vendredi et repartir le dimanche ? Y a-t-il des chambres sur place et sont-elles imposées ou au choix ? Peut-on se garer facilement ? Si vous avez des enfants à votre mariage, a-t-il un espace pour les petit-es?
Nous voulions forcément avoir la salle sur tout le week-end : tout organiser le samedi, c’est vraiment galère. Nous n’avions pas besoin spécifiquement de chambres sur place mais nous n’étions pas contre. Il fallait un grand parking évidemment ! Et nous n’avions pas d’enfants à notre mariage à part nos deux neveux, donc pas besoin d’un espace spécial enfants.

5. The services included
A bit similar to the previous category: what does the venue include in its total price? If you get married on a weekend: do the owners give you the access just on Saturday, or do you have the possibility to prepare on the Friday and leave on Sunday? Are there bedrooms and are there included or can you choose not to take them? Can you park easily? If kids will be at your wedding, do they have a special room? 
We absolutely wanted the venue for the whole weekend: organizing everything on the Saturday, it’s clearly a mess. We didn’t need rooms but we were not against them. We had to have a huge parking lot of course! And there weren’t any kids except our two nephews, so no need for a special area for them.

6. La solution de repli
A ne pas oublier !!! Même en plein été dans la plus belle des régions, on ne contrôle pas la météo. Si votre lieu de réception a sur place une solution de repli pour ne pas passer le cocktail sous la flotte, vous partirez avec un stress en moins (et croyez-moi, vous VOULEZ avoir un stress en moins !!)

6. The plan B
Don’t forget it!!! Even in the middle of the summer in the sunniest region, you have no control over the weather. If your venue has a plan B to avoid spending the cocktail reception in the rain, you’ll have one less stress (and trust me, you DO want one less stress!!)

7. Le budget
Bon et puis vous pouvez aussi commencer par là… quel est votre budget ?! (clairement la partie la plus difficile. Après la liste. Haha)
Au final, notre lieu de réception a pris environ 30% du budget total. C’est ce qui a coûté le plus cher dans tout le mariage.

7. The budget
Well you can also start with that… what’s your budget?! (clearly the most difficult part. After the list. Haha).
In the end, our venue took about 30% of the whole budget. It is the part that cost the most.

Comme vous le constatez, il faut penser à pas mal de choses… Et ce n’est que la première étape. 

As you can see, you have to think about quite a few things… And it’s only the first step.

PARTIE 2 : Sélectionner des lieux
PART 2: Selecting venues

Ensuite, comment on trouve la perle rare ? Nous, on s’est servis de sites tels que mariages.net et ABCsalles. On y a mis nos filtres et on a regardé ce qui nous était proposé. Comme je garde beaucoup de mes mails (pourtant j’ai fait un gros tri récemment !), j’ai pu retrouver notre première sélection, que voici :

Then, how do you find the rare gem? We used websites such as mariages.net and ABCsalles. We set our filters and we took a look at what was suggested. Since I keep a lot of my emails (I got rid of many of them recently though!), I was able to find our first selection:

Il en manque quelques uns mais la plupart est là. A few are missing but most of them are here.

Vous voyez que c’est assez axé CHÂTEAU… Honnêtement je ne sais pas pourquoi, c’est juste venu naturellement, dans la région des châteaux c’est une évidence… Je savais que je ne voulais pas de salle de fêtes, et je voulais que le lieu soit beauuuuu 😛 Comme on avait beaucoup d’invité-es, les lieux possibles étaient assez limités, et je crois que la plupart était des châteaux de toute façon.

Une fois la sélection faite selon les 6 premiers critères, il faut demander un devis pour savoir si le 7ème critère est rempli. C’est là que ça commence à devenir chiant (commence ? :P).

You can see it’s quite CASTLE oriented… Honestly I don’t know why, it just came naturally, in a region full of castles it’s just obvious… I knew I didn’t want a public hall, and I wanted the venue to be GORGEOOOUS 😛 Since we had many guests, the choices were quite limited, and I think most of them were castles anyway. 

Once the selection was done according to the first 6 criteria, you have to ask for a quote to know if the 7th criterion is fulfilled! That’s when it starts being really annoying (starts? :P)

PARTIE 3 : Contacter les lieux
PART 3: Contacting the venues

Un peu plus de la moitié seulement nous a répondu. Ce qui est déjà une première difficulté, car on n’a pas envie de courir après les gens, mais en même temps, bordel, j’ai un mariage à organiser donc REPONDS-MOI MEC/MEUF !

Parmi les propriétaires qui nous ont répondu, assez peu nous disaient avoir notre date de libre… A ce moment, on était plus d’un an avant notre mariage. Petit découragement…

Mais on ne baisse pas les bras ! Aux lieux qui ont répondu et qui correspondaient à nos critères, on a demandé des visites. Là, ça CONTINUE à être chiant. On a organisé nos visites fin juin / début juillet 2016, à notre retour définitif de Londres. Ce n’était pas facile car il fallait qu’on soit tous les deux libres, et ma maman aussi : déjà parce que je ne me voyais absolument pas visiter sans elle, et ensuite parce qu’étant notre traiteur, elle voulait s’assurer que la cuisine était pas de la merde. Et si vous trouvez ça bizarre, c’est parce que vous n’avez jamais bossé dans des conditions impensables avec un traiteur… croyez-moi, ça arrive beaucoup plus souvent qu’on ne le croit, parole d’extra expérimentée…! Bref, après avoir trouvé des dates, on commence les visites.

Only a bit more than half of them answered us. Which was already a first difficulty, because you don’t want to harass people but at the same time, fucking hell, I have a wedding to organize so ANSWER ME DUDE/WOMAN! 

Among the owners who did answer us, few told us that our wedding date was still available… At that time, it was a bit more than a year before the wedding. A little bit upsetting… 

But we were not going to give up! We asked the venues that answered us and that fitted our needs if we could go and visit. It then CONTINUED to be super annoying. We organized our visits at the end of June/beginning of July 2016, when we came back for good from London. It wasn’t easy because we had both to be free, as well as my mum: first of all because I couldn’t see myself visiting without her, and then because as our caterer, she had to make sure the kitchen wasn’t shite. And if you think it’s weird, it’s because you’ve never worked in crazy conditions with a caterer… Trust me, it happens much more often than you would believe…!! Anyway, after arranging dates, we started the visits. 

PARTIE 4 : Visiter les lieux
PART 4: Visiting the venues

A cette époque, je ne pensais pas parler du mariage sur mon blog, alors je n’ai gardé aucune photo, bouhouhouhou ! Mais bon, notre première visite fut celle du château de Vaugrignon.

Superbe endroit, cadre idéal, cuisine OK… Ca se passe bien, je suis contente ! Jusqu’à ce que le mec nous demande « vous vous mariez à quelle date ? », qu’on lui dise « le 8 juillet 2017 » et qu’il nous sorte « ah mais ce n’est pas libre à cette date ». PAAARRDOOOON ? Tu nous as fait venir visiter ton lieu de ouf, fait rêver la mariée et en fait C’EST PAS POSSIBLE ? J’étais vraiment soûlée car dans mes demandes de devis, j’avais toujours précisé la date – justement pour pas nous déplacer pour rien. Là le type me sort qu’on a qu’à changer notre date, heu bah non mon chou. Certains couples peuvent être plus flexibles sur la date mais nous on avait déjà déposé notre dossier de mariage (je vous en parlerai aussi, c’était pas facile…), et surtout c’était vraiment cette date qui nous arrangeait. Et évidemment, les dates libres étaient hors saison. Tout l’été 2017 était déjà pris, plus d’un an à l’avance.

At that time, I didn’t think I’d talk about the wedding on my blog, so I didn’t keep any photos, boohooohoo! But anyway, our first visit was Vaugruignon castle. 

Gorgeous place, perfect setting, kitchen fine… It was going well, I was happy! Until the guy asked us « when are you getting married? », and we told him « July 8th 2017 » and he was like « ha but this place is not free at that date ». I AM SORRY??? You made us come visit your amazing venue, made the bride to be dream and actually IT IS NOT POSSIBLE? I was really pissed off because when I had asked for quotes, I had always said our date – precisely to avoid going there for nothing. And the guy was like « you can change your date », well, no-no sweetheart. Some couples can be more flexible about the date but we had already submitted our wedding application (I’ll tell you more about this, it wasn’t easy…!) and most of all, it was really that date that suited us. And of course, all the dates available were off-season. The whole summer 2017 was full, more than a year ahead. 

PARTIE 5 optionnelle : Ne pas paniquer ni tuer personne
PART 5 in option: No panic and no murder

Bon. Pas de panique. On va trouver ! Ouais… sauf que, peu après, je reçois l’appel d’une propriétaire. Et cette p***iasse me sort « quoi ? Vous vous mariez l’été 2017 ? Mais c’est dans un an, vous n’allez jamais trouver votre lieu ». Celle-là, je l’ai notée dans le Top 5 des phrases à ne pas dire à une future mariée. SERIEUSEMENT MEUF ? Et tu travailles dans le monde du mariage ? Mais QUI ES-TU ? POURQUOI EXISTES-TU ? Evidemment, en bonne drama queen que je suis, c’était la fin de l’univers pour moi. J’étais déjà en méga flip car les seules réponses qu’on avait étaient négatives, et voilà que cette abrutie m’enfonce encore plus. Je me rappelle très bien qu’on était dans la voiture avec ma mère et mon fiancé, que j’ai raccroché et fondu en larmes parce qu’on allait jamais trouver notre lieu de réception. Bon, bon, bon.

Alrighty. Don’t panic. We’ll find something! Yeah, right… except that shortly after, I got a call from an owner. And this b*tch told me « what? you’re getting married in summer 2017? But it’s in a year, you’ll never find a venue ». That one was ranked in the Top 5 of the sentences you should never say to bride to be. REALLY??? And you work in the wedding field? But WHO ARE YOU? WHY DO YOU EXIST? Of course, as a good drama queen, it was the end of the universe to me. I was already completely freaking out because the only answers we’d had were negative, and here came this moron to dig me a bit deeper. I remember very well that we were in the car with my mum and my fiancé, that I hung up and burst into tears because we’d never find our wedding venue. Well, well, well. 

On a ensuite visité deux autres lieux. J’espérais bien fort que 1) ils ne nous aient pas roulé dans la farine / qu’ils sachent lire un message, et que donc leur salle soit libre le 8 juillet 2017, 2) le lieu soit conforme à ce qu’on voulait. On a vu le château de Nitray, et c’était pas mal. Ils étaient libres, les propriétaires étaient sympas, c’était dans le budget. Ca allait. Ce n’était pas le gros wahoo mais j’avais l’impression à ce moment que j’allais pas pouvoir faire ma difficile, donc tant que ça nous plaisait, c’était suffisant. Le seul petit point négatif était que la cuisine était au rez-de-chaussée, et la salle au-dessus, donc pas très pratique.

We then visited two other places. I was really hoping that 1) they didn’t fool us / they knew how to read a message, and so, that their venue was actually free on July 8th 2017, 2) the place corresponded to what we wanted. We went to Nitray castle, and it was quite nice. They were available, the owners were nice, it fitted in the budget. It was OK. It wasn’t the biggest wahoo but at that time I felt that I couldn’t afford to be too difficult, so as long as it was fine, it was enough. The only negative point was that the kitchen was on the ground floor, and the reception room above, so not super practical. 

Puis est venue la visite du château de Longueplaine. Et là. Non mais là. LAAAA. Je crois que si j’avais essayé de rêver un lieu parfait, je n’aurais pas encore pu atteindre celui-là. Le gros kiff. Tout était idéal, tellement beau, les jardins magnifiques, la salle assez grande pour tout le monde au dîner, même pour avoir la piste de danse libre tout le temps, l’emplacement convenait, la cuisine était bien et juste à côté de la salle, il y avait une solution de repli en cas de pluie… Par contre, c’était un peu plus cher que prévu. Mais bon. C’était clairement un coup de coeur, et on le préférait largement à l’autre château. Vu qu’on avait aucune autre visite de prévue, aucune réponse positive pour le 8 juillet, et qu’on était maintenant à un an pile du mariage… On a signé tout de suite, avant qu’un autre couple nous vole le lieu de nos rêves !

Then came the visit of the Longueplaine castle. And then. Oooh then. THEEEN. I think that if I had tried to dream about the perfect venue, I couldn’t even have reached that level. The big love. Everything was ideal, so beautiful, the grounds were gorgeous, the room was big enough for everyone at dinner, even to have the dancing floor free all the time, the location was good, the kitchen was fine and right next to the dinner room, there was a fallback solution in case it rained… But it was a bit more expensive than expected. But… it was clearly love at first sight, and we really preferred it to the first castle. Since we didn’t have any other visit planned, no positive answer for July 8th, and we were now exactly one year from the wedding day… We signed straightaway, before another couple stole our dream venue!

PARTIE 6 : Se marier dans le lieu parfait
PART 6: Getting married in the perfect place

C’est ainsi que nous nous mariâmes dans cet endroit merveilleux et que nous eûmes beaucoup d’enfants.

This is how we got married in this wonderful place and we lived happily ever after (I’m losing my joke in the English translation…).

PARTIE 7: Rédiger un article de 10 pages pour tout raconter, et espérer que ça vous aura inspiré.es ou au moins fait rigoler 😉
PART 7: Writing a 10-page article to tell you everything, and hoping I will have inspired you or at least made you laugh 😉

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